Home Ik coach studenten Eventjes wat minder e-mail versturen
Eventjes wat minder e-mail versturen

Eventjes wat minder e-mail versturen

written by marloes. 26 juni 2017

Vorige week kreeg ik een e-mail van een student die het niet eens was met de onvoldoende die ik haar had gegeven. Haar argument: ze was altijd aanwezig geweest en had ook nog eens haar best gedaan, dus had ze een voldoende verdiend. Ik kon het niet laten om een reply te sturen om uit te leggen dat aanwezig zijn en je best doen op een hbo opleiding helaas niet voldoende is om een voldoende te scoren.

Lekker discussiëren via e-mail

Het werd een eindeloze discussie. De student had de opdracht niet goed begrepen. Ik mailde terug dat dat misschien kwam omdat ze de handleiding niet goed had gelezen en niet zo goed had opgelet tijdens mijn uitleg. Waarop ze zei:

Zie je nou wel, ik wíst het, u wilde me gewoon geen voldoende geven omdat ik een keer zat te lachen tijdens de les. Ik ben niet gek!”. 

e-mail sturen

Godzijdank besefte ik op dat moment dat het beter was deze discussie niet via de mail voort te zetten. Nadat ik nog een laatste reply stuurde dan:

Prima.”

Nou kunnen we natuurlijk concluderen dat deze student lifehack 1 nog niet zo goed kan. Het ligt namelijk altijd aan jezelf. En nooit aan mij. Maar dit stukje gaat eigenlijk over het feit dat ik me niet echt lekker aan de laatste trend in persoonlijke effectiviteit land hield met deze discussie per e-mail. De trend is namelijk minder e-mailen. Of zelfs helemaal niet meer.

De hele dag e-mail beantwoorden

Ben ik even niet hip bezig. Het eerste wat ik doe als ik op mijn werk aankom, is mijn mailbox openen om m’n binnengekomen mails weg te werken. Als ik daarna aan andere dingen werk en rechts onderin mijn scherm een geel envelopje zie verschijnen, open ik meteen mijn inbox weer om het binnengekomen mailtje te beantwoorden. Om aan het einde van de dag met een content en productief gevoel huiswaarts te keren. Waar vervolgens om de vijf minuten een notificatie op mijn telefoon verschijnt in verband met weer een nieuwe e-mail.

Het is niet alleen heel onhip wat ik doe, het is ook niet bepaald effectief. Met het beantwoorden van e-mail ben ik alleen maar bezig met reageren op anderen, die vervolgens in no-time weer reageren op mijn reactie. Waardoor ik nog langer bezig ben met mails lezen en beantwoorden. Tyfus. Precies hierdoor kom ik niet altijd (meteen) toe aan echt belangrijke dingen. En word ik nooit directeur. En weet je waarom? Omdat ik net als iedereen verslaafd ben aan notificaties. Ja, jij ook.

Een beetje minder e-mail sturen kan natuurlijk ook

Het is wel duidelijk, een beetje minder e-mail versturen kan geen kwaad. Maar hoe dan? Studenten (en collega’s) hebben best vaak vragen en zijn ook nog eens best ongeduldig (studenten bedoel ik). Gewoon stoppen met antwoorden is geen optie. En als we niet meer mailen, hoe gaan we dan communiceren? WhatsApp, Yammer, Tinder? Of, veel erger nog, BELLEN? En is dat niet gewoon het probleem verplaatsen? Ik vind dit dus lastig.

Maar ook weer niet. Stoppen met mailen vind ik een beetje onzin. E-mail kan een prima manier zijn om te communiceren, en als er een handigere, betere of snellere manier is, dan doe je die. Ik heb wel een paar tips om in ieder geval niet voor jan lul e-mails te sturen. Zodat je wat meer tijd hebt voor belangrijke dingen. Zoals facebooken.

  1. Doe niet de hele tijd reply-all. Als een collega een e-mail stuurt naar 50 andere collega’s om te vragen wie er donderdagavond mee gaat bowlen, dan hoef je toch zeker niet 50 keer een mailtje terug te krijgen met wie er wel of niet meegaat? Of wel?
  2. Je hoeft niet de hele wereld in cc te zetten als je een e-mail stuurt. Want waarom wel?
  3. Je kan er voor kiezen om je dag niet te starten met het beantwoorden van je e-mail, maar bijvoorbeeld de eerste twee uur van je werkdag besteden aan de meest belangrijke en lastige taak die je die dag te doen hebt. Slik de kikker!
  4. Je kan je e-mail ook twee keer per dag beantwoorden in plaats van elke twee minuten. Want als je dat laatste doet weet iedereen namelijk meteen dat jij verder niks nuttigs te doen hebt. Niet handig.
  5. Je zou eventueel je notificaties kunnen uitschakelen. En dan niet de hele tijd je mail openen op je telefoon omdat je al vijf minuten geen notificatie hebt gehad he.
  6. Schrijf je in voor mijn nieuwsbrief. En ontvang voortaan nieuwe stukjes in je mailbox. In een e-mail.

 

 

Meer lezen